○新潟県市町村総合事務組合文書規程
平成16年3月1日
訓令第3号
事務局
事務所
新潟県市町村総合事務組合文書規程を次のように定め、平成16年3月1日から実施する。
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるものを除くほか、新潟県市町村総合事務組合(以下「組合」という。)における文書の処理及び作成について、必要な事項を定めるものとする。
(文書の処理及び作成の原則)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、易しくわかりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。
(文書の収受及び配布)
第3条 組合に到達した文書及び小包郵便物(普通小包及び書留小包をいう。以下同じ。)は、総務退職課において収受し、次の各号により処理するものとする。
(1) 文書は、開封のうえ、その文書の余白に収受日付印を押して文書番号を記入し、収受の事実を明確に記録する必要があるものについては、文書整理簿に所要事項を記載し、重要又は異例なものにあっては事務局長の閲覧を経た後担当者に配布すること。
(2) 書留郵便物、親展文書、電報及び小包郵便物は、特殊文書整理簿に所要事項を記載して担当者に配布し、受領印を徴さなければならない。ただし、親展文書にあっては開封せず、直接名宛人に配布すること。
(3) 開封した文書のうち、収受の日時がその行為の効力又は権利の得喪にかかわると認められるものは、第1号の規定により取り扱うほか、当該文書の余白に到達時刻を記載すること。
2 職員が直接受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに総務退職課に回付しなければならない。
3 共済見舞金請求書については文書整理簿による整理を要しないが、別に定める「共済見舞金請求受付簿」によってそのてん末を明らかにしておかなければならない。
(事案処理の原則)
第4条 事務局長は、文書を閲覧したときは、処理の方針を定め、速やかに処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、事務局長においてあらかじめ管理者の閲覧に供し、その指示を受けて処理をさせるものとする。
2 文書の配布を受けた担当者は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置をとらなければならない。
(文書の起案)
第5条 事案の処理は、起案用紙を用いて起案しなければならない。ただし、同一趣旨の起案が継続して行われるもの、定例のもので一定の帳簿等で処理できるもの又は軽易な文書で処理案を当該文書の余白に記載して処理若しくは処理案を付せん用紙に記載し、当該文書に貼付して処理できるものについてはこの限りでない。
2 前項の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧することによって完結するものであるときは、当該文書の余白に「供覧」と朱書し、関係者の閲覧に供するものとする。
3 配布を受けた文書で起案等の処理に着手する前に供覧する必要のあるもの又は陳情等でその内容により早急に処理しがたいものは、その旨及び処理の方針等を附記し、前項に準じ供覧するものとする。
(起案理由及び関係書類)
第6条 起案書には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は簡易なものについては、これを省略することができる。
(取扱上の表示等)
第7条 起案書には、必要に応じて「例規」、「秘」、「重要」、「至急」、「公報登載」、「電報」、「葉書」、「小包」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」等を所定の欄に明記しなければならない。
2 発送文書中、特に発送の日付を指定しようとするものについては、起案書の所定の欄にその旨を明記しなければならない。
(電話又は口頭による受理事項)
第8条 電話又は口頭により受けた事案のうち、重要なもの又は後日その処理を明らかにする必要があるものは、その旨を電話連絡用紙に記載し、上司の閲覧に供さなければならない。
(回議)
第9条 起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者(組合事務決裁規程(平成16年訓令第2号。以下「事務決裁規程」という。)第2条第2号に規定するものをいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。
2 上司の不在により代決するときは、「代」と記載して認印し、代決した起案書のうち、後閲を要するものについては「後閲」と記入し、事後速やかに当該決裁責任者の後閲を受けなければならない。
(合議)
第10条 起案の内容が他の係に関係を有する場合は、当該起案書を関係する係に合議しなければならない。
(決裁区分)
第11条 起案文書は、事務決裁規程の定めるところにより、次の決裁区分を明らかにしなければならない。
(1) 管理者が決裁すべきもの 管理者
(2) 事務局長が専決すべきもの 事務局長
(3) 事務局次長が専決すべきもの 事務局次長
(4) 課長が専決すべきもの 課長
(5) 所長が専決すべきもの 所長
(6) 副所長が専決すべきもの 副所長
(7) 所長代理が専決すべきもの 所長代理
(決裁年月日)
第12条 決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)には、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しておかなければならない。
(文書の施行)
第13条 原議は、特に指示ある場合を除き、直ちに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。
(文書の浄書)
第14条 浄書する文書は、原議の取扱上の表示及び施行上の注意によって浄書するものとし、浄書した文書は、原議と校合しなければならない。
(公印及び契印)
第15条 施行する文書は、組合公報に登載するもの(組合公告式条例(平成16年条例第1号)第4条第1項に規定するものを除く。)を除き、公印規程(平成16年訓令第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、往復文(法令等により押印を要するとされているものその他特に重要なものを除く。)、又は書簡文等軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。
2 施行する文書のうち特別の定めのあるもの及び特に必要があるものは、原議と契印しなければならない。
(発送)
第16条 発送を要する文書は、原議及びあて先を記載した封筒を添え、総務退職課に提出しなければならない。この場合において、当該発送文書が「親展」、「書留」等であるときは、それぞれ封筒に表示しなければならない。
2 文書は速やかに発送するとともに、原議に施行年月日を記入のうえ、起案者に返付しなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、事務局長が承認した文書については、ファクシミリ等により発信できるものとする。
(公報の登載)
第17条 組合公報に登載を必要とする文書は、総務退職課担当者において組合公報発行規則(平成16年規則第1号)第3条の定めるところにより登載し、公報登載簿の登載年月日その他必要な事項を記入しなければならない。
(文書整理等の原則)
第18条 文書は、分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し又は保存しなければならない。
2 保管又は保存に当たっては、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。
(整理及び保管の方法)
第19条 文書の整理及び保管は、保管庫、書架等(以下「保管庫等」という。)を使用して行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、保管庫等に整理及び保管することが不適当と認めるものについては、別に定める方法によることができる。
(完結文書の整理保存)
第20条 完結した文書は、別表第1に定める基準に基づき、次の区分に従い整理し、文書保存簿に所定の事項を記載し保存しなければならない。
(1) 第1種文書 永年
(2) 第2種文書 10年
(3) 第3種文書 5年
(4) 第4種文書 3年
(5) 第5種文書 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存年限の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。
3 保存年限の起算日は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。
4 文書の保存に関し、必要な事項は別に定める。
(文書の庁外持出の禁止)
第21条 文書は庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ事務局長の承認を得たときはこの限りでない。
(職員以外の者に対する文書の閲覧)
第22条 職員以外の者から文書の閲覧の申出があったときは、差し支えないと認めるものに限り、事務局長の承認を得て、閲覧させることができる。
(保存文書の廃棄)
第23条 保存年限の経過した文書は、事務局長の決裁を経て、総務退職課において廃棄しなければならない。
2 前項による文書であって特に引き続き保存する必要のあるものについては、事務局長の決裁を経て種別の変更又は保存年限の延長等必要な手続きをとることができる。
3 永年保存の文書又は保存年限の経過しない文書であっても、保存の必要がなくなったものについては、事務局長の決裁を経て廃棄することができる。
4 軽易な文書で、各課において処理完結によって廃棄して差し支えないと認めたもの及び3年以上保存の必要を認めないものは、当該課において前3項の規定にかかわらず事務局長の決裁を経て直ちに又は一定期間経過後廃棄することができる。
5 文書を廃棄するに当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影を移用されるおそれのあるものについては、その焼却、溶解等必要な処置をとらなければならない。
(文書の種類)
第24条 組合において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。
(1) 法規文
ア 規約 地方自治法(昭和22年法律第67号)第284条の規定に基づき制定するもの
イ 条例 地方自治法第14条の規定により、組合議会の議決を経て制定するもの
ウ 規則 地方自治法第15条の規定により、管理者が制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を管内一般に公示する場合に発するもの
イ 公告 一定の事項を管内一般に周知させる場合に発するもの
(3) 令達文
ア 訓令 管理者が職務運営上の基本的事項について所管の機関等に対し命令する場合に発するもの
イ 訓 管理者が所管の機関等に対し発する命令で公表しないもの
ウ 指令 管理者が許可、認可の申請、願い等に対し諾否の意思表示をする場合に発するもの
エ 達 管理者が権限に基づいて特定の個人又は団体に対し命令する場合に発するもの
(4) 往復文
ア 照会 ある事項を問い合わせる場合に発するもの
イ 回答 照会に対し回答する場合に発するもの
ウ 報告 一定の事実又は意思を知らせる場合に発するもの
エ 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせる場合に発するもの
オ 通達 指揮監督権に基づいて所管の機関等に対し、職務運営上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等を指示する場合に発するもの
カ 申請 許可、認可、補助等の指令を求める場合に発するもの
キ 進達 経由文書を上級庁へ送付する場合に発するもの
ク 副申 経由文書の進達に当たり、その機関が参考意見等を添える場合に発するもの
ケ 届け 法令等に基づいて一定の事項を届け出る場合に用いるもの
コ 依頼 一定の事項を依頼する場合に発するもの
サ 協議・督促・請求 一定の行為及び意思の決定を求める場合に発するもの
(5) その他の文書
ア 諮問文
イ 証明文(証明書、証書等)
ウ 表彰文(表彰状、感謝状、賞状等)
エ 書簡文
オ あいさつ文(式辞、祝辞、告辞、訓辞、弔辞等)
カ 陳情書及び要望書
キ 契約書
ク 不服申立関係文書
ケ 部内関係文書(伺い、願い、届け、復命書、事務引継書、上申(内申)、供覧、回章、辞令等)
コ その他職員が作成する文書
(文書の番号)
第25条 条例、規則、告示及び訓令にあっては、法令番号簿による法令番号を付し、訓、指令、達及び往復文にあっては文書整理簿による文書番号を付さなければならない。
2 前項に規定する法令番号は、毎年1月1日に、文書番号は毎年4月1日に起こすものとする。
3 同一の事案に属する往復文は、完結するまで、同一の文書番号を用い、順次枝番号を付するものとする。
4 往復文のうち軽易なものについては、文書番号を省略し、号外として処理することができる。
2 往復文のうち秘密に属する文書は、文書記号の次に「秘」を加えなければならない。
(文書の書き方)
第27条 文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められたもの
(2) 他の官公庁が様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰状、感謝状、賞状その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(4) 式辞、祝辞その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(5) その他事務局長が特に縦書きを適当と認めたもの
(文書の発信者名)
第28条 文書の発信者名は、原則として管理者名を用いなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、往復文については、あて先又は文書の内容により決裁責任者名を用いることができる。
3 前2項の規定にかかわらず、事務連絡的なものについては組合名を用いることができる。
4 文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。
(表記の基準)
第29条 文書の用字、用語、文体等は、次の各号に掲げる表記の基準によるものとする。
(1) 常用漢字表(平成22年11月内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年7月内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年6月内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年6月内閣告示第2号)
(5) 公用文作成の要領(昭和27年4月4日内閣閣甲告示第16号依命通知)
(6) 公用文における漢字使用等について(平成22年11月内閣訓令第1号)
(7) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)
2 事務局長は、前項に規定する表記の基準を基として、その趣旨徹底に努めなければならない。
(帳簿等の様式)
第30条 この規程に定める文書処理に関する帳簿、日付印及び用紙の様式は、次のとおりとする。
(1) 文書整理簿(第1号様式)
(2) 特殊文書整理簿(第2号様式)
(3) 公報登載簿(第3号様式)
(4) 文書保存簿(第4号様式)
(5) 法令番号簿(第5号様式)
(6) 起案用紙(第6号様式1号・2号)
(7) 付せん用紙(第7号様式)
(8) 収受日付印(第8号様式)
(9) 電話連絡用紙(第9号様式)
(10) ファクシミリ通信用紙(第10号様式)
(文書の取扱い)
第31条 組合における文書の処理及び作成については、この規程及び別に定めるもののほか、新潟県文書規程の例による。
第32条 前条の規定にかかわらず、事務所における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、当該事務所の所在する市町村の例による。
附則(令和5年3月31日訓令第3号)
1 この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この訓令による改正後の様式によるものとみなす。
2 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
別表第1(第20条関係)
区分 | 文書の種類 |
第1種文書 (永年) | (1) 組合の設立及び規約に関する文書 (2) 組合の加入及び脱退に関する文書 (3) 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書 (4) 告示及び公告に関する文書(重要なものに限る。) (5) 組合議会議員及び組合役員の選挙並びに就任及び退任に関する文書 (6) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書(重要なものに限る。) (7) 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書 (8) 組合議会議案、組合議会報告案及び組合議会会議結果並びに条例及び予算の議決に関する文書 (9) 組合財産の取得に関する文書 (10) 組合の事業の計画及び実施に関する文書(特に重要なものに限る。) (11) 訴訟に関する文書 (12) 審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書(重要なものに限る。) (13) 諮問及び答申に関する文書(特に重要なものに限る。) (14) 原簿、台帳、図面等(特に重要なものに限る。) (15) 事務引継書 (16) 組合公報に関する文書 (17) 廃棄した文書の件名目録 (18) 指定金融機関に関する文書 (19) 行政庁からの通達文書、例規文書等で永年保存の必要があるもの (20) 前各号に掲げる文書に類するもの |
第2種文書 (10年) | (1) 告示及び公告に関する文書(重要なものを除く。) (2) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書(重要なものを除く。) (3) 職員の服務に関する文書(重要なものに限る。) (4) 組合議会に関する文書(第1種文書に属するものを除く。) (5) 予算、決算及び出納に関する文書(重要なものに限る。) (6) 組合財産の管理及び処分に関する文書(重要なものに限る。) (7) 組合の事業の計画及び実施に関する文書(重要なものに限る。) (8) 審査請求、異議申立てその他の争訟(訴訟を除く。)に関する文書(重要なものを除く。) (9) 契約に関する文書(重要なものに限る。) (10) 諮問及び答申に関する文書(重要なものに限る。) (11) 原簿、台帳、図面等(重要なものに限る。) (12) 行政庁からの通達文書、例規文書等で10年保存の必要があるもの (13) 前各号に掲げる文書に類するもの |
第3種文書 (5年) | (1) 職員の服務に関する文書(重要なものを除く。) (2) 非常勤職員の任免及び臨時職員の雇用等に関する文書 (3) 出勤整理簿及び休暇簿 (4) 職員の給与及び旅費の支給に関する文書 (5) 予算、決算及び出納に関する文書(重要なものを除く。) (6) 組合財産の管理及び処分に関する文書(重要なものを除く。) (7) 組合の事業の計画及び実施に関する文書(特に重要なもの及び重要なものを除く。) (8) 契約に関する文書(重要なものを除く。) (9) 諮問及び答申に関する文書(重要なものを除く。) (10) 通知、申請、届出、報告、進達等の文書(特に重要なものに限る。) (11) 原簿、台帳、図面等(特に重要なもの及び重要なものを除く。) (12) 前各号に掲げる文書に類するもの |
第4種文書 (3年) | (1) 文書等の収受、経由、配布及び発送に関する書類 (2) 事務引継書に関する書類 (3) 監査及び検査に関する書類 (4) 通知、申請、届出、報告、進達等の文書(重要なものに限る。) (5) 前各号に掲げる文書に類するもの |
第5種文書 (1年) | (1) 職員の健康管理及び福利厚生に関する文書 (2) 会議及び講習会に関する文書 (3) 通知、申請、届出、報告、進達等の文書(特に重要なもの及び重要なものを除く。) (4) 前3号に掲げる文書に類するもの |
別表第2(第26条関係)
記号 | 課係名 |
新総退 | 総務退職課 |
新人会 | 人事会館課 |
新交消 | 交通消防課 |
新職研 | 新潟県市町村職員研修所 |
